30/05/2019
Tóm tắt:
Bài báo viết về việc sử dụng Google App. để kết nối, khai thác các công cụ miễn phí do Google cung cấp như Gmail, Google Sheets, Google Drives... với ưu điểm có chi phí lập trình rẻ và tận dụng được tài nguyên mạng rất mạnh của Google. Trong bài viết cũng nêu ví dụ về việc thử nghiệm ứng dụng này với phần mềm đăng ký học phần qua mạng tại trường Cao đẳng VMU.
Từ khóa: đăng ký học phần, mạng, Google App.
1. Đặt vấn đề
Các ứng dụng miễn phí của Google đã trở nên quen thuộc với người dùng trên toàn thế giới nói chung cũng như Việt Nam nói riêng. Ở Việt Nam, hầu như ai cũng có một tài khoản thư điện tử Gmail do Google cung cấp. Trong những năm gần đây, người dùng cũng đã làm quen và khá hài lòng với các công cụ Google Sheet (bảng tính), Google Docs (văn bản), Google Forms, Google Drives... Mỗi công cụ trong bộ này phục vụ riêng một công việc văn phòng và có đầy đủ các tính năng ưu việt do điện toán đám mây đem lại.
Để người dùng có thể khai thác tốt hơn những ứng dụng nêu trên, Google cung cấp thêm một công cụ Googe App Scrip. Đây là một công cụ lập trình theo kịch bản, dựa trên JavaScript. Thông qua công cụ này, người dùng có thể tạo ra các ứng dụng kết nối, tương tác với các ứng dụng đơn lẻ nêu trên của Google để tạo ra công cụ mới phục vụ đúng yêu cầu của mình mà không cần bỏ ra nhiều công sức lập trình.
Hoạt động đăng ký học phần của sinh viên về bản chất cũng là một loại công việc văn phòng. Công việc này đã được tin học hóa bằng các phần mềm quản lý học tập của sinh viên đã được sử dụng rộng rãi trong các trường đại học. Tuy nhiên, các phần mềm này cũng có những nhược điểm như sau:
Giá thành đắt do phải đặt hàng với công ty phần mềm chuyên nghiệp;
Hay bị nghẽn mạng do thời gian đăng ký học phần thường tập trung vào một số ngày đầu học kỳ, số lượng sinh viên đông mà việc lưu trữ, tương tác chỉ thực hiện trên một máy chủ và một đường truyền đến máy chủ của trường đại học.
Việc sử dụng công cụ Google App. để kết hợp các công cụ có sẵn của Google phục vụ mục đích cho sinh viên đăng ký học phần qua mạng sẽ có những ưu điểm sau:
Giá thành sản phẩm rẻ, chỉ cần người dùng có những kiến thức tin học nhất định để lập trình, kết nối những công cụ có sẵn của Google;
Tận dụng được nền tảng cơ sở hạ tầng mạnh của Google, không lo bị nghẽn mạng do chỉ sử dụng một đường truyền, một máy chủ.
Bên cạnh ưu điểm trên, việc sử dụng công cụ Google App cũng có những hạn chế nhất định. Do vậy, người dùng cần cân nhắc giữa ưu điểm và nhược điểm để lựa chọn công cụ cho phù hợp. Với quy mô của một trường cao đẳng có hơn 1000 học sinh, sinh viên với 18 chương trình đào tạo cao đẳng, 11 chương trình đào tạo trung cấp như của Trường Cao đẳng VMU, việc sử dụng công cụ Google App để thực hiện việc đăng ký học phần là phù hợp.
2. Phần mềm đăng ký học phần qua mạng sử dụng Google App.
2.1. Mô tả chức năng
Phần mềm đang ký học phần qua mạng này được lập trình chạy trên máy chủ của Google, sử dụng cơ sở dữ liệu của Google để lưu trữ và quản lý thông tin. Đây không phải là phần mềm chuyên dụng. Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm chỉ là giảm bớt việc học sinh phải đến phòng giáo vụ gặp trực tiếp giáo vụ đăng ký học phần một cách thủ công. Sau khi có dữ liệu đăng ký học phần của sinh viên, giáo vụ sẽ chủ động xử lý, lưu trữ theo quy trình riêng của đơn vị.
Với yêu cầu như vậy, phần mềm chỉ đơn giản có hai phần:
Giao tiếp với sinh viên: Sinh viên được chia sẽ một đường link và thông qua đường link này để mở trang giao diện đăng ký học phần. Trên trang này, sinh viên sẽ nhập mã sinh viên và chọn các học phần muốn đăng ký.
Bảng tính Google: Đây chính là phần cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin đăng ký học phần của sinh viên. Mọi đăng ký của sinh viên qua web sẽ được lưu trữ tại đây. Giáo vụ cũng sẽ làm việc với bảng tính này để thực hiện việc xử lý các nghiệp vụ cần thiết.
2.2. Thiết kế cơ cở dữ liệu
a. Cơ sở dữ liệu sinh viên: Cơ sở dữ liệu sinh viên chứa thông tin sinh viên cả trường, bao gồm các trường sau:
- Mã lớp: Mã lớp học theo quy định của trường bao gồm thông tin chuyên ngành, khóa học.
- Mã sinh viên: Mã duy nhất cấp cho sinh viên ngay khi vừa vào trường.
- Họ đệm: Họ và đệm trong tên của sinh viên
- Tên: Tên của sinh viên
b. Cơ sở dữ liệu đăng ký học phần: Cơ sở dữ liệu đăng ký học phần gồm thông tin của các sinh viên và các môn học mà sinh viên đã đăng ký. Phần cơ sở dữ liệu này có thể lưu trữ riêng rẽ từng học kỳ hoặc từng đợt đăng ký học phần nhằm giảm kích thước tập tin lưu trữ. Các trường trong cơ sở dữ liệu này gồm có:
- Mã sinh viên
- Họ tên
- Tên lớp: Chứa mã lớp học của sinh viên
- Mã học phần: Mã học phần sinh viên đăng ký học. Mã học phần này được quy đinh trong chương trình học tập.
- Tên học phần: Tên đầy đủ của học phần tương ứng với mã học phần
- Số tín chỉ: Số tín chỉ của một học phần; trường hợp đăng ký theo lớp sẽ là tổng số tín chỉ của các nhóm môn được lựa chọn.
- Điện thoại liên lạc: Số điện thoại của sinh viên để liên lạc khi cần
- Nhóm đăng ký: Thể hiện việc chia nhóm hoặc học ghép nhóm do giáo vụ thực hiện.
c. Cơ sở dữ liệu Kế hoạch đào tạo: Kế hoạch đào tạo là bộ dữ liệu chứa tên, mã học phần của toàn bộ các nghề đào tạo trong trường. Bộ dữ liệu này được hình thành theo từng lớp học và chứa thông tin các học phần trong toàn khóa học của lớp học đó. Mỗi khi có lớp học mới, toàn bộ các học phần mà lớp sẽ được học cùng phân bổ thời gian theo từng kỳ học sẽ được lưu trữ vào tập tin kế hoạch đào tạo này. Cụ thể các trường trong kế hoạch đào tạo như sau:
- Mã lớp
- Mã học phần
- Tên học phần
- BB/TC/Học ngoài: Tính chất học phần Bắt buộc, Tự chọn hay học ngoài.
- Kỳ: Học kỳ mà sinh viên sẽ học học phần này
- Số tín chỉ: Số tín chỉ của học phần
2.3. Giao diện của phần mềm
a. Giao diện dành cho sinh viên: Sinh viên có thể truy cập vào đường link từ tin nhắn, thư điện thử hay trên trang web của trường bằng điện thoại di động, máy tính bảng hay máy tính bàn. Giao diện làm việc của trang như sau:
Hình 1: Màn hình làm việc trang đăng ký học phần
Sau khi mở được trang liên kết, sinh viên chỉ cần nhập mã sinh viên, phần mềm sẽ tra cứu và hiện thị các thông tin liên quan đến sinh viên như Họ và tên, ngày sinh, tên lớp... Sau khi kiểm tra thấy đúng các thông tin cá nhân, sinh viên có thể thực hiện các bước tiếp theo như chọn học kỳ cần đăng ký, học phần cần đăng ký... rồi nhấn nút [GỬI ĐĂNG KÝ]. Toàn bộ thông tin đăng ký học phần của sinh viên sẽ được gửi vào một bảng tính (Google Sheet) nằm trong một tài khoản Gmail của trường.
b. Giao diện dành cán bộ giáo vụ: Giao diện dành cho cán bộ phụ trách đăng ký học phần chính là màn hình làm việc quen thuộc của Google Sheets. Người giáo vụ sẽ làm việc với bảng tính điện tử này như làm việc với một ứng dụng văn phòng quen thuộc với đầy đủ các chức năng như tìm kiếm, đặt lọc, sắp xếp, thống kê...
Hình 2: Màn hình làm việc dành cho giáo vụ
3. Kết luận
Việc sử dụng công cụ Google App để xây dựng phần mềm đăng ký học phần qua mạng đã tận dụng được nền tảng rất tốt của Google, tránh được nghẽn mạng cục bộ. Qua thử nghiệm ban đầu, về cơ bản phần mềm đáp ứng được việc cho phép sinh viên đăng ký qua mạng, giáo vụ có được số liệu tức thời trên giao diện bảng tính điện tử quen thuộc. Với cách tiếp cận này, các đơn vị nhỏ có thể chủ động xây dựng phần mềm làm việc qua mạng cho mình, có thể chủ động tùy biến hoặc xây dựng mới phần mềm theo ý muốn bằng cách kết hợp hoặc điều chỉnh các công cụ miễn phí sẵn có của Google.
TS. Nguyễn Công Vịnh
Trường Cao đẳng VMU – ĐHHH VN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
http://nguyencongblog.com/gioi-thieu-ve-google-app-script-mot-cong-cu-manh-me/
